בכדי לעשות אוטומציה עסקית, אנו חייבים להבין את התהליך הארגוני או השיווקי שלכם. מהן סדר הפעולות שחוזרות על עצמן, איפה הבעיות של העסק, היכן לא מתבצע תיעוד נכון, מהן הפעולות שדורשות הרבה זמן לביצוע. אנו נכין טבלת FLOW של העסק שלכם ושל התהליכים הדיגיטליים להבנת תרשים הזרימה היעיל והמהיר ביותר שאליו נוכל להטמיע טכנולוגיה אוטומטית.
מה זה תרשים זרימה – FLOW אוטומטי?
- תמונת שלבי תהליך מופרדים מסודרים בסדר התרחשותם.
- מרכיבים אשר יכולים להופיע:
סדר פעולות:
- קלטים ופלטים של חמרים ושירותים
- החלטות שיש לקבל
- אנשים ותכנות מעורבים
- זמנים, חזרות ומדידות
התהליך המתואר יכול להיות של כל דבר:
- ייצור, ניהול, שירות, פרויקט
- אנו “נתמקד” בכל דבר הנוגע לפאנל שיווק ומכירות
- כלי גנרי שניתן להתאימו לכמעט כל מטרה
תרשימי זרימה – מתי משתמשים?
על מנת להבין איך תהליך נעשה\מבוצע- על מנת ללמוד תהליך למטרת שיפורו
- לתקשר מול אחרים לגבי איך תהליך נעשה
- כאשר נחוצה תקשורת טובה בין אנשים שונים המעורבים באותו תהליך
- למסמך תהליך
- בתכנון פרויקט
- ועוד
איך בונים?
- הגדירו את התהליך, כתבו את כותרתו
- החליטו והגדירו את גבולות ומגבלות התהליך:
- איפה התהליך מתחיל
- איפה התהליך נגמר
- החליטו והגדירו את רמת הירידה לפרטים
בצעו סיעור מוחות לגבי הפעילויות שיתבצעו:
רשמו את כולן, לסדר אין חשיבות כרגע!
לפעמים חשיבה בסדר השתלשלות תעזור על מנת לחשוב על הכל לפעמים תקשה.
סדרו את הפעילויות בסדר התרחשותם – כאשר הסדר מקובל עליכם ציירו חצים המראים את זרימת התהליך
עברו על התרשים עם המעורבים (עובדים, מנהלים, לקוחות, ספקים)..
סטנדרטים לעבודה
- שלב בתהליך – בדרך כלל יוצא חץ אחד – תיאור בתוך במלבן.
- כיוון זרימה משלב מסוים או החלטה מסוימת לאחר\ת.
- החלטה על בסיס שאלה. השאלה בתוך היהלום. מספר חיצים יוצאים מהיהלום, כל אחד מתאר את
כיוון הזרימה בהתאם לתשובה לשאלה. בדרך כלל מדובר בכן\לא.
- עיכוב או המתנה
- קישור\מחבר כאשר המשך התהליך במסמך\תרשים אחר
- קלט\פלט
- מסמך
- תחילת\סוף תהליך
אפשר גם עם גוגל דרייב (:
מה צריך לקחת בחשבון?
- אין דרך נכונה, הדרך הנכונה היא זו שעוזרת לכל המעורבים להבין.
- זהו את כל המעורבים, ערבו אותם בתהליך, התייעצו וקבלו פידבק.
- ישנן תוכנות רבות שעוזרות:
Draw.io ○ LucidChart ○ Creately ○
Draw.io
הכלי המועדף עלינו מכיוון שהוא חינמי לחלוטין ומציע יכולות שיתוף מול כלים פופולרים כמו Google
.ועוד HTML, JPG, PNG, XML לפורמטים לייצא ניתן ,בנוסף .Dropbox ו Drive
LucidChart
הכלי הפופולרי ביותר בעולם, מציע תכנית חינמית מוגבלת. יכולת עבודה משותפת על תרשים, אלפי תבניות קיימות הניתנות לשימוש ושיתוף מול הפלטפורמות הפופולריות בעולם כגון Drive, Google .Dropbox
Creately
כלי פופולרי נוסף המציע עד 5 תרשימי זרימה בחינם )כאשר התכנית הכי זולה לאחר מכן מתחילה ב 5$
לחודש.( מציע מגוון תכניות ויכולות שיתופיות כגון התממשקות ל Drive Google ו .Dropbox
תרגיל מכונת קפה
רשמו תרשים זרימה למכונת קפה אשר תציג הודעה ללקוח לשים כוס במקום ולאחר מכן תבקש שיבחר בין תה או קפה. המכונה תכין את הבחירה של הלקוח, תגיש לו אותה ותציג הודעה: “קח את המשקה שלך.”
Lifecycle Stages
- לולאת המתנה –
- ענפים מקבילים –
Lifecycle Stages
- מיזוג ענפים מקבילים
- לולאה על ענפים מקבילים
לדוגמא 2 תרגילים שניתן לעשות דרך תרשימי זרימה לבניית נטיב עסקי אוטומטי נכון :
תרגיל התחברות ל Facebook
.1 פותחים דפדפן ומזינים כתובת URL של פייסבוק www.facebook.com
.2 עמוד הבית של facebook נטען .3 הזינו את כתובת המייל וסיסמה
.4 המייל כתובת המייל והסיסמה תקינים?
אם לא <= הצג טעות <= חזור לשלב 3
אחרת <= הצג את החשבון
.5 סיים
תרגיל חניון פשוט
הכינו תרשים זרימה למערכת המנהלת פתיחה וסגירה של שערים בחניון שיכול להכיל 10 מכוניות בלבד. כאשר מגיעה מכונית לשער הכניסה שער הכניסה יפתח רק אם יש בחניון 9 מכוניות ומטה מאחר והחניון יכול להכיל רק 10 מכוניות, השער יפתח ומספר המכוניות בחניון יעלה באחד. כאשר מגיעה מכונית לשער היציאה השער נפתח וכמובן שמספר המכוניות במגרש יורד באחד. בתחילת התהליך
כמות המכוניות במגרש היא 0 ושני השערים סגורים.
- מהם מצבי הפתיחה ?
- מהם הטריגרים?
- מהן הפעולות שמבצעים?
- מהן השאלות? כמה שאלות?